Электронный документооборот, или о значимости правильной терминологии
Рынку систем этого класса (конечно, с различными подклассами, такими как автоматизация делопроизводства и т.п.) уже достаточно много лет. Он стал весьма зрелым, а решения на этом рынке технологически мало отличаются друг от друга -- Web-сервер в Интранет-сети предприятия, визуальный редактор процессов WorkFlow, подсистема управления доступом и разграничения прав... и поехали. Документы создаются, передаются из отдела в отдел, согласуются, архивируются, распечатываются и т.п. И при этом не происходит, конечно, совсем никакого ОБОРОТА электронных документов, они ведь никогда не покидают пределов сервера системы.
ФЗ "Об ЭЦП" не работает?
Принятие в 2002 г. Федерального закона "Об ЭЦП" дало толчок процессам создания и внедрения систем электронного документационного взаимодействия между различными хозяйствующими субъектами, а также между хозяйствующими субъектами и государственными контролирующими органами. Основным элементом информационного обмена в таких системах является электронный документ, подписанный ЭЦП, и пересылаемый из корпоративной информационной системы одной организации в корпоративную информационную систему другой с использованием согласованных форматов и регламентных процедур. Такие системы тоже вправе именовать себя системами электронного документооборота, и в них действительно происходит физическое движение документов. При этом два описанных класса систем комплементарны по отношению друг к другу: документ из внешней среды документооборота должен быть качественно принят и автоматически обработан (например, расписан по исполнителям) во внутренней системе управления документами или, напротив, результатом подготовки какого-то документа во внутренней системе может стать его подписание ЭЦП уполномоченным лицом организации и отправка тому или иному получателю во внекорпоративную среду.
Кстати, расхожий миф о том, что закон об ЭЦП якобы "не работает" примерно с лета 2005 г., не имеет ничего общего с действительностью, и повторяется он только людьми безответственными и теми, кто не следит за развитием нормативной базы. Действительно, подзаконные акты появились не сразу, и, действительно, были проблемы с правоприменительной практикой в отношении этого закона в первые годы его существования. Но в последнее время все лакуны устранены. Решен вопрос с государственным реестром удостоверяющих центров (он создан и ведется ФАИТ), с лицензированием удостоверяющих центров (оно отменено), решены и все прочие вопросы. Арбитражные суды за последние три года рассмотрели уже сотни дел, в которых в качестве доказательств используются исключительно электронные документы, заверенные ЭЦП. Были и случаи использования таких документов в уголовных процессах по правонарушениям в финансовой сфере. И по каждому из этих прецедентов можно сказать: закон работает и позволяет отстаивать правомерность применения ЭЦП в качестве аналога собственноручной подписи в тех случаях, когда это предусмотрено законом.
В итоге на сегодняшний день системы автоматизации документооборота между различными хозяйствующими субъектами по своей популярности далеко опередили системы управления документами внутри предприятий. Пока вторые гордятся сотнями (а может, и тысячами) внедрений -- в основном, на крупных предприятиях, -- абонентами первых становятся сотни тысяч. Именно сотни тысяч хозяйствующих субъектов осуществляют в электронном виде документооборот с государственными контролирующими органами (налоговыми органами, отделениями ПФР и Росстата), причем речь идет отнюдь не только о сдаче отчетности, а именно о полноценном документообороте.
Повод задуматься!
Итак, какой из этих двух различных классов систем заслуживает гордого именования "системы электронного документооборота"?
Мое мнение такое: для систем класса WorkFlow следует придумать и ввести в обиход термин типа "СУД" (системы управления документами), а термин "СЭД" (системы электронного документооборота) правильно и справедливо применять именно по отношению к системам, в которых действительно происходит реальный обмен электронными документами. Кстати, электронный ДОКУМЕНТ (именно документ, а не просто файлик) -- это документ, заверенный ЭЦП, а в системах WorkFlow, за редкими исключениями, технологии ЭЦП не применяются... Тоже повод задуматься!
Может показаться, что вопрос терминологии не стоит того, чтобы "ломать копья". Но трудно согласиться с такой точкой зрения, так как все участники рынка заинтересованы в том, чтобы их правильно понимали заказчики, а также чтобы у них правильно формировались потребности. Благодаря наличию потребностей разработчикам программного обеспечения удается успешно продавать и внедрять свои разработки. И сейчас самое время поразмыслить о том, чтобы "правильно говорить", чтобы заказчикам хотелось не абстрактную, а конкретную "систему документооборота". На современном рынке в условиях современной нормативной базы любое предприятие (и вовсе не обязательно крупное) вправе претендовать на внедрение качественной системы управления документами в корпоративной среде и на подключение к современной системе безбумажного юридически значимого электронного ДОКУМЕНТООБОРОТА с внешним миром -- другими хозяйствующими субъектами и государственными контролирующими органами.
При межкорпоративном обмене документами примером (уже не единственным!) может служить информационная система "Портал Доверенных Услуг", в рамках которой любые владельцы сертификатов ключей ЭЦП, выданных практически любым из крупнейших удостоверяющих центров страны, могут посылать (и посылают) друг другу любые документы в электронном виде -- письма, договоры, оферты, акты, счета...
Журнал "Информационная Безопасность" № 3/2008 г.