«Вам помочь с сотрудниками? Управление персоналом с помощью программы «Контур-Персонал», журнал «Бухгалтер и компьютер»

Пора выбирать HRM-систему

Преимущества автоматизированного управления кадрами на крупных и мелких предприятиях при сегодняшнем уровне развития программного обеспечения очевидны всем участникам рынка. От качественной автоматизации управления человеческими ресурсами на предприятии выигрывают все, кто занят в рабочем процессе: сотрудники кадровой службы - избавляясь от перегрузки; руководство - уменьшая издержки на управление персоналом. В итоге более успешно функционирует весь бизнес. Такого результата мы ждём от внедрения HRM-систем (именно так, от английского выражения Human Resource Management, принято называть системы автоматизации управления человеческими ресурсами). Вопрос состоит в том, какая система из множества предлагаемых сегодня на российском рынке оптимально удовлетворит всем требованиям бизнесменов. Кроме того, мы ждём, что внедрение системы будет быстрым и безболезненным, она окажется полностью совместимой с уже установленными программами и сможет спокойно обмениваться с ними данными. Обучение должно оказаться доступным, обслуживание – качественным. И, самое главное, система должна действительно экономить силы сотрудников и сделать сложный многоступенчатый процесс управления кадрами грамотным, точно соответствующим законодательству, при этом лёгким и эргономичным.

Итак, на какой же системе остановить свой выбор? Раздумывая об этом, многие принимают во внимание, зарубежная это разработка или российская. Действительно, полная стоимость внедрения российских систем, включая лицензии, адаптацию под конкретное предприятие, обучение сотрудников, дальнейшее обслуживание системы, может оказаться меньше стоимости западных в десятки раз. При этом по своим возможностям наши системы не уступают западным аналогам, зато по параметрам приспособленности к российскому рынку могут их превосходить, поскольку разрабатываются отечественными производителями с учётом российской специфики.

И всё же разобраться в нюансах того, как работает каждая конкретная программа, и предугадать, с какими неожиданностями придётся столкнуться при внедрении и эксплуатации системы на конкретном производстве, самому заказчику довольно сложно. Обзор возможностей системы «Контур-Персонал» (решения от «СКБ Контур») способен помочь в этом.

Чем поможет «Контур-Персонал»?

«Существует несколько основных сложностей в организации кадрового документооборота на предприятии, – рассказывает Эдуард Шифман, создатель системы и руководитель проекта «Контур-Персонал». – Это и проблема отслеживания каждой конкретной штатной единицы при её движении внутри структуры предприятия, и обмен данными и согласование документации между различными структурными подразделениями. В особенности усложняется контроль за решением этих задач на крупном производстве со штатом в сотни и тысячи единиц. Особенное внимание сотрудникам кадровых служб приходится уделять тому, чтобы формируемые документы точно соответствовали существующему законодательству. Все эти проблемы мы учитывали, разрабатывая «Контур-Персонал». При этом мы ставили особой целью, чтобы система, которую мы создаём, была способна не только снять с плеч кадровых служб большую часть нагрузки, но при всей сложности выполняемых задач была проста и понятна в эксплуатации».

Бумажная волокита начинается уже с процедуры первого оформления документов при приёме на работу: составления трудового договора, подготовки приказа о приёме, составления личной карточки, присвоения уникального табельного номера, определения оснований для оплаты труда, учёта вредных условий… С этого самого момента «Контур-Персонал» предоставляет кадровику готовые формы для ввода информации, сохраняет её и обрабатывает для дальнейшего использования. Чтобы программа была максимально полезна отечественным предприятиям, разработчики заложили в неё всю нормативную базу, необходимую при учёте кадров, то есть свыше 130 справочников, более 10 заполненных актуальными данными общероссийских классификаторов (ОКИН, ОКСО, ОКПДТР, ОКОНХ, KLADR, STREET, списки вредных профессий и др.). Справочная информация регулярно обновляется. Для пользователя это означает, что при составлении любых документов данные автоматически вводятся в точном соответствии с требованиями всех инструкций и законов и обращаться к бумажным справочникам больше не придётся. Всего в систему «Контур-Персонал» заложено более 100 готовых форм отчётов и свыше 40 видов приказов по персоналу и штатному расписанию, включая все формы, предусмотренные инструкцией Госкомстата. Для составления документа нужно просто выбрать необходимый шаблон (см. рис.).

Создание документации в системе «Контур-Персонал»

 С момента регистрации человека в системе «Контур-Персонал» обеспечивает «сквозной» учёт персонала, включая все горизонтальные и вертикальные перемещения сотрудника в течение работы в данной компании и завершая увольнением. Другими словами, в процессе приёма, перевода, увольнения происходит автоматическое «движение» человека в системе: до утверждения приказа о приёме данные по кандидату хранятся в папке «Претенденты» системы, после утверждения приказа о приёме он появляется в списке сотрудников предприятия, а при утверждении приказа о переводе сотрудник перемещается в папку соответствующего подразделения. Обо всех значимых событиях в жизни сотрудника - завершении испытательного срока, приближении очередной аттестации и т. п. - система предупреждает сама.

Оформление каждого документа требует учёта большого числа факторов. К примеру, только при оформлении приказа на отпуск нужно учитывать следующую информацию: длительность отпуска, на который сотрудник имеет право, ранее взятые отпуска, обстоятельства, продляющие период стажа для предоставления отпуска, оплату проезда к месту отпуска и многое другое. С системой «Контур-Персонал» работникам кадровой службы не нужно держать в голове такой большой объём информации: все эти данные система автоматически учитывает, обеспечивая выполнение положений Трудового кодекса даже тогда, когда клиент о них не задумывается. Вот несколько примеров.

1. При оформлении сотруднику отпуска без сохранения заработной платы на срок более 7 дней, отпусков по уходу за ребёнком система «Контур-Персонал» продлит период стажа для предоставления ежегодного отпуска в соответствии со статьёй 121 ТК РФ.
2. В системе настроены все ежегодные отпуска, предусмотренные статьями 115 - 119 ТК РФ.
3. При оформлении приказов о переводе, об изменении оплаты труда система сформирует дополнительное соглашение к трудовому договору.
4. Ведётся автоматический учёт периодов стажа сотрудников для предоставления отпуска и учёта отпусков, взятых в счёт каждого периода.
5. Обеспечивается связь должностей с классификатором ОКПДТР, который поставляется целиком заполненным и ежегодно пополняется новыми позициями.
6. Осуществляется автоматический контроль и выдаются предупреждения о приближении дат завершения испытательного срока (ст. 71 ТК РФ), завершения срочного трудового договора (ст. 58 ТК РФ), отпуска по графику (ст. 123 ТК РФ). Система контроля предупредит о приближении других событий: следующей аттестации, дней рождений, выхода из длительного отпуска и т. п.

После утверждения приказа об увольнении сотрудник попадает в папку уволенных, откуда впоследствии может быть восстановлен при повторном приёме на работу. Оформление увольнения при использовании системы «Контур-Персонал» тоже существенно упрощается и занимает несколько минут. Система позволяет не только напечатать приказ об увольнении, но и автоматически подсчитывает число дней компенсации за неиспользованный отпуск и печатает записку-расчёт.

И наконец, система хранит историю изменения данных по всем объектам или работникам. При необходимости можно увидеть весь ход карьеры отдельного сотрудника или получить полный отчёт по кадровым характеристикам выбранного подразделения организации.

И швец, и жнец...

«Контур-Персонал» будет эффективно работать как в маленьких фирмах, так и на больших предприятиях со сложной организационной структурой – там, где решением задач управления персоналом занимаются десятки и сотни специалистов различных служб: отдел кадров, бухгалтерия, табельные бюро, планово-экономический отдел, учебный центр, канцелярия, и т. д. В этих случаях внедрение системы управления персоналом будет направлено на решение различных задач. Для маленьких предприятий особенно актуальным будет то, что программа содержит все существующие формы приказов, отчётов и прочей документации и сама учитывает все требования законодательства. Обучить неопытного специалиста работать с ней может оказаться более простым решением, чем найти и удерживать опытного кадровика. Для масштабного бизнеса будет особенно важна способность программы максимально упростить процесс согласования работы между участками кадровой службы. Благодаря гибкости системы «Контур-Персонал» она может быть адаптирована для решения различных задач, поставленных заказчиком, с учётом масштаба предприятия, отраслевых особенностей бизнеса и уже осуществлённой автоматизации.

Ольга Мазур, Центр Коммуникационных Стратегий

Журнал «Бухгалтер и компьютер» № 7/2007 г.