«Автоматизация управления кадрами: система «Контур-Персонал», журнал «Коммерческий директор»
Управлять персоналом - непросто
Управлять человеческими ресурсами – важная задача, которую приходится решать руководству любого предприятия вне зависимости от формы собственности, численности персонала, сферы деятельности. Успех всей работы может напрямую зависеть от эффективности управления кадрами. И чем крупнее предприятие, чем больше сотрудников работает в организации, тем сложнее становится деятельность по управлению персоналом.
Трудовой кодекс, инструкции Пенсионного фонда и других контролирующих органов жестко регламентируют отношения с кадрами. Точно рассчитывать зарплату, отпуска и трудовой стаж, учитывая при этом все требования изменяющегося законодательства и отраслевые особенности, грамотно и удобно формировать внутренний документооборот и сложные отчеты перед вышестоящими структурами - всё это и многое другое ложится на плечи сотрудников отдела кадров. Опытные кадровики и расчетчики заработной платы ценятся на вес золота, но даже они далеко не всегда спасают ситуацию.
В наше время бумажный документооборот постепенно сменяется электронным, и на каждом предприятии к его организации подходят индивидуально. Например, начинают с использования электронных таблиц, вводят несколько разных программ для отдельных участков работы кадровой службы. И очень часто оказывается, что эти программы не стыкуются между собой, отчего работа еще больше запутывается, а количество ошибок в документации увеличивается. Для решения комплексных задач обычных электронных таблиц, или несложных программ начинает не хватать.
Решение есть: системы автоматизации управления персоналом
И тут на помощь руководителю приходят высокие технологии - системы автоматизации управления персоналом. Такие программы создаются специально для того, чтобы снять перегрузку со специалистов кадровой службы и свести к минимуму количество ошибок в их работе. Они могут хранить данные на десятки тысяч сотрудников и обрабатывать их в точном соответствии со всеми существующими инструкциями и требованиями законодательства.
Впервые эти программы появились за границей, в английском их принято называть HRM-системы (от «Human Resource Management» - дословно «управление человеческим ресурсом»), а в русском языке они стали «системами управления персоналом» или «трудовыми ресурсами». Российские представительства западных фирм начали использовать HRM-системы первыми; за ним последовали крупные отечественные компании со штатом в сотни и тысячи человек. Все больший интерес к автоматизации кадровых служб проявляют малые фирмы. Внедрить программу, которая уже содержит все существующие формы приказов, отчетов и прочей документации и сама будет учитывать все требования законодательства, и обучить неопытного специалиста работать с ней часто оказывается проще, чем найти опытного и недорогого кадровика или расчетчика заработной платы. Да и опытному специалисту такая система окажется надежным подспорьем.
Российские предприятия уже оценили преимущества новых технологий и находятся в поисках адекватной системы управления персоналом. Действительно, такую систему, в отличие от бухгалтерской, можно выбирать неторопливо - ведь кадровая служба не испытывает авральных периодов ежемесячных, ежеквартальных, полугодовых и годовых отчетов, представляемых в контролирующие органы. Эксперты считают, что самым приемлемым решением оказывается установка именно российской системы – по своим возможностям они незначительно уступают западным аналогам, а их стоимость, включая лицензии, внедрение и адаптацию продукта под конкретное предприятие, «плюс» дальнейшее обслуживание системы и обучение специалистов, - может оказаться меньше стоимости западной системы в десятки раз.
"Контур-Персонал": российская версия системного решения
Разрабатывая систему «Контур-Персонал», в ведущей IT-компании «СКБ Контур» с самого начала полностью отталкивались от потребностей российского рынка. Прежде всего, в систему заложили полную поддержку российского законодательства: свыше 130 справочников и более 10 заполненных актуальными данными общероссийских классификаторов (ОКИН, ОКСО, ОКПДТР, ОКОНХ, KLADR, STREET, списки вредных профессий и др.). Не нужно объяснять, насколько это облегчает работу пользователя при составлении документов: данные гарантированно вводятся в точном соответствии с требованиями всех инструкций и законов. Чтобы максимально облегчить работу по формированию документов, разработчики заложили в систему «Контур-Персонал» более 100 готовых форм отчетов и свыше 40 видов приказов по персоналу и штатному расписанию, включая все формы, предусмотренные инструкцией Госкомстата – для составления приказа или отчета нужно просто выбрать необходимый шаблон.
Несмотря на сложность внутренней архитектуры, в эксплуатации система проста и понятна. Коротко говоря, вся работа в системе может быть определена двумя основными действиями: составление и утверждение приказов, формирование и печать отчетов.
Использовать систему «Контур-Персонал» можно, как в маленьких фирмах, так и на предприятиях с большой численностью персонала и сложной организационной структурой – там, где в решении задач управления персоналом участвуют десятки и сотни специалистов, задействованы различные службы: отдел кадров, бухгалтерия, табельные бюро, планово-экономический отдел, учебный центр, канцелярия, и т.д. Где каждый специалист выполняет свои типовые задачи на своем участке работы. Для согласования работы между собой в обычной ситуации этим службам приходится обмениваться многочисленными внутренними документами и телефонными звонками.
Устанавливаем систему «Контур-Персонал» с необходимым количеством специализированных рабочих мест - и проблема согласования работы между участками кадровой службы решена: единые данные системы доступны с компьютера каждого специалиста кадровой службы. В этом случае при необходимости система настраивается так, что специалисты разных отделов и разных уровней имеют доступ к тем данным, которым необходимы именно им.
Данные каждого сотрудника начинают вводиться с момента приема на работу. Уже сама процедура оформления документов о приеме на работу довольно кропотлива: составление трудового договора, печать приказа о приеме, составление личной карточки, присвоение уникального табельного номера, назначение оснований для оплаты труда, учет вредных условий труда… С самого первого момента система начинает помогать, предоставляя готовые формы, сохраняя и обрабатывая информацию для дальнейшего точного использования.
Как происходит дальнейшая работа с системой? Оформление каждого последующего документа требует учета большого числа факторов. Например, при оформлении приказа на отпуск нужно учитывать отпуска, на которые сотрудник имеет право, ранее взятых отпусков, обстоятельства, продляющих период стажа для предоставления отпуска, оплату проезда к месту отпуска. Менеджер по персоналу должен учитывать права сотрудника, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, и своевременно предупредить его и приближении отпуска по графику, завершении испытательного срока; завершении срочного трудового договора; очередной аттестации. Работая с системой «Контур-Персонал» работникам кадровой службы не нужно держать в голове такой большой объем информации: все эти данные система учитывает автоматически.
Например, система позволяет организовать учет предоставления ежегодного основного и дополнительного отпусков в соответствии со статьями 115-119 ТК РФ. При предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы на срок свыше 7 дней или отпуска по уходу за ребенка до достижения им 1,5 и 3 лет, система «Контур-Персонал» автоматически продлевает период стажа для предоставления обязательных и дополнительных ежегодных отпусков согласно ст. 121 ТК РФ. При предоставлении отпуска по календарным дням, система учитывает праздничные дни при подсчете даты завершения отпуска согласно ст. 120 ТК РФ, а справочник отпусков содержит информацию о размерах, периодичности и способе расчета отпуска (по календарным или рабочим дням), определенных главой 19 ТК РФ. Также система позволяет вести учет оплаты проезда к месту отпуска для сотрудника и членов его семьи согласно ст. 325 ТК РФ.
«Контур-Персонал» ведет учет стажа работы для предоставления ежегодного основного и дополнительного отпусков, использованных отпусков согласно 125 ТК РФ. При этом в приказе об увольнении ведется расчет дней отпуска, взятых авансом или неиспользованных, учет периодов, за которые остались дни неиспользованного отпуска или за которые отпуск взят авансом согласно ст. 127 ТК РФ; система также позволяет оформить компенсацию за неиспользованный отпуск (согласно ст. 126 ТК РФ).
Вся созданная документация хранится в единой системе и может быть в любой момент воспроизведена: и десятки тысяч личных карточек и штатных единиц, и история реквизитов, и состояние штатного расписания и расстановки сотрудников на любую дату, и все подготовленные и утвержденные приказы и отчеты.
Система «Контур-Персонал» позволяет организовать описание организационной структуры предприятия любой сложности, отслеживать ее изменения во времени и формировать соответствующие приказы (например, создание и расформирование подразделений и штатных единиц). Система поддерживает создание и ведение штатного расписания и обеспечивает планирование фонда оплаты труда.
При работе с кадрами система «Контур-Персонал» обеспечивает учет их движения (прием на работу, назначения и увольнения, разрешение и прекращение совмещения), отпусков, командировок, больничных листов, изменений условий и оплаты труда, наказаний и поощрений, изменению личных данных, учет военнообязанных, ведение кадрового резерва и учет повышения квалификации, аттестаций, переподготовок и обучения сотрудников. Кроме того, в системе реализован учет различных видов стажа (общий, льготный, непрерывный, северный, на предприятии, на государственных и муниципальных должностях и т.д.), а также учет сотрудников-пенсионеров и медицинский учет.
Система позволяет организовать табельный учет с приемом данных с «электронной проходной» и передачей необходимой информации в программы расчета труда и заработной платы, печать различных форм табеля, включая формы Т-2 и Т-3. Кроме того, с помощью «Контур-Персонал» можно реализовать формирование и печать документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, а также передачу данных в Пенсионный фонд РФ на магнитных носителях (АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, СЗВ-К, АДВ-6-1).
Для организаций, которые уже используют различные программные продукты, особо значимо то, что система «Контур-Персонал» может обмениваться данными с любыми другими системами, поддерживающими выгрузку и загрузку данных в текстовом, DBF - и других форматах. Для обмена с системой "1С" в системе даже имеются предварительно настроенные схемы.
Для небольших и средних предприятий достаточно базовой версии системы. Требуется лишь установить ее и обучить специалистов. Крупные предприятия, следующие отраслевым стандартам ведения документации, нуждаются в том, чтобы программу адаптировали – приспособили формы документов под их требования.
Где уже работает система «Контур-Персонал»
В России система «Контур-Персонал» уже помогла упорядочить управление персоналом многим крупным и мелким предприятиям. В их числе два таких гиганта, как комбинат «Магнезит» и НПП «Аэросила».
На комбинате «Магнезит» - крупнейшем в мире производителе высоко стойких огнеупоров - система «Контур-Персонал» была установлена в 2003 году. Решение интегрировано с действующей на комбинате ERP-системой mySAP Business Suite. С помощью системы «Контур-Персонал» на комбинате создана единая информационная система, обеспечивающая работу служб и подразделений, связанных с управлением персоналом, задействуя более чем 200 рабочих мест. Специалисты комбината «Магнезит» самостоятельно ведут развитие системы. Ежемесячно в системе формируется и утверждается до 6 000 приказов, распоряжений, рапортов, нарядов, путевых листов и других документов, в т. ч. приказы по изменению оргструктуры, перемещению персонала, командировкам, отпускам, поощрениям и наказаниям, оплате труда.
На одном из ведущих предприятий авиапромышленности России НПП «Аэросила» систему «Контур-Предприятие» внедрили, когда остро встал вопрос об оптимизации бизнес-процессов и формировании единого информационного пространства. Формирование единой системы управления персоналом с помощью современных HR-методик было выбрано в качестве одного из приоритетных направлений. В настоящее время на НПП "Аэросила" работает полновесная система управления персоналом, увязывающая в единое информационное пространство все бизнес-процессы, связанные с управлением человеческим капиталом компании. Как утверждают участники проекта, все поставленные цели были полностью достигнуты.
Ольга Мазур, менеджер специальных проектов, Центр Коммуникационных Стратегий
Журнал «Коммерческий директор» №6/2007