«Отправляем отчётность», журнал «Бухгалтер и компьютер»

Из этой части статьи вы узнаете о трёх сервисах электронного документооборота, доступных абонентам системы «Контур-Экстерн» в зависимости от выбранного тарифного плана абонентского обслуживания и региона.

Перечислим их.

1. Неформализованный документооборот с налоговым органом.
2. Информационное обслуживание налогоплательщика (ИОН-оффлайн).
3. Доступ в ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц).

Каждая из этих услуг обеспечивает пользователю автоматизацию всех действий по формированию и доставке электронных документов. Любой электронный документ, отправленный благодаря этим сервисам, обеспечивается квитанцией о приёме и протоколом входного контроля (за исключением сервиса неформализованного документооборота). При необходимости система «Контур-Экстерн» обеспечивает также фиксацию времени прохождения электронного документа через сервер специализированного оператора связи. Все дополнительные сервисы электронного документооборота, равно как и основная услуга системы - передача налоговой отчётности через интернет, - освобождают абонента от обязанности передавать бумажные копии документов из рук в руки.

Неформализованный документооборот с налоговым органом

Как таковой неформализованный документооборот - это переписка в форме сообщений произвольного формата и содержания между налогоплательщиком и налоговым органом, а также массовая информационная рассылка из налогового органа. Достаточно часто налогоплательщику необходимо направить в налоговый орган обычное письмо, содержащее какую-либо информацию или вопрос, уточнение или разъяснение, и получить ответ на свой запрос. Эту возможность и обеспечивает данный сервис.

Отметим особо, что независимо от того, подключена ли услуга «Неформализованный документооборот», у абонентов системы «Контур-Экстерн» имеется возможность передавать в инспекцию приложение к отчётности в виде текстового комментария. При представлении в налоговый орган уточнённого расчёта по налоговой декларации налогоплательщик обязан сопроводить декларацию пояснительной запиской, в которой излагаются причины, по которым понадобилось вносить уточнение в первоначально представленную декларацию. Эта обязанность не зависит от способа представления отчётности (на бумаге, на магнитном носителе или по телекоммуникационным каналам связи). Поэтому система «Контур-Экстерн» в рамках представления налоговой и бухгалтерской отчётности предоставляет возможность сопроводить подготовленный отчёт пояснительной запиской в виде текстового документа произвольной структуры. Эта возможность доступна любому пользователю системы независимо от способа подключения и тарифного пакета абонентского обслуживания на этапе подписи и отправки отчёта.

Текст сообщения, отправляемого в качестве приложения к отчёту, вводится непосредственно на экране технологического процесса отправки отчёта в текстовом поле «Комментарий» (рис. 8).

Рис. 8. Отправка приложения к отчётности

Основной режим работы с неформализованными документами - это составление и отправка неформализованных документов, не привязанных к конкретным отчётам.

Принципиально работа системы «Контур-Экстерн» в этом режиме по логике и функциональности ничем не отличается от работы популярных почтовых систем с web-интерфейсом (например, mail.ru).Разница только в том, что из имеющихся у таких систем возможностей сохранены лишь основные функции, зато вся переписка автоматически защищается и приобретает статус юридически значимой за счёт использования средств шифрования и электронной цифровой подписи.

Доступ к сервису неформализованного документооборота реализован через пункт меню Сервисы → Письма (рис. 9).

  Рис. 9.Доступ к функциям неформализованного документооборота  

Выбор пункта меню Написать письмо приводит к появлению на экране формы создания неформализованного документа (рис. 10).

   

Рис. 10. Форма создания неформализованного документа

Эта форма является основной для всех операций неформализованного документооборота. Она предназначена как для создания и редактирования документа, определения его характеристик, так и для управления технологическим процессом придания документу юридической значимости и отправки его в налоговый орган, подобно тому, как это происходит в окне технологического процесса отправки отчёта.

В верхней части окна создания неформализованного документа перечислены шаги технологического процесса документооборота. Их всего три:

1. подпись письма;
2. передача письма в ИФНС;
3. передача завершена.

Процесс отправки письма предельно упрощён, поскольку не требует ни фиксации времени отправки документа, ни получения протокола контроля из налогового органа.

В нижней части окна создания неформализованного документа, в рамке, находится форма для прикрепления приложений. В качестве приложения к письму может быть прикреплён любой файл: текстовый документ в формате MS Word, таблица или форма MS Excel, картинки в форматах JPG или BMP (например, для отправки отсканированных копий первичных документов) и файлы других форматов, а также архивированные файлы. К одному письму может быть прикреплено произвольное количество приложений, однако их совокупный размер не должен превышать 1 Мб.

При необходимости отправить приложение к письму его нужно прикрепить. Для этого следует либо ввести путь и полное имя файла приложения в строке «Приложения» экранной формы, либо, нажав на кнопку Выбрать файл..., произвести выбор файла с помощью Проводника Windows. После того как имя файла появилось в строке «Приложения» экранной формы, необходимо нажать кнопку Прикрепить. В результате приложение будет загружено в систему и связано с подготавливаемым письмом.

После того как письмо написано и все необходимые приложения прикреплены, файл письма нужно заверить ЭЦП организации-отправителя и зашифровать. Эта процедура происходит аналогично процедуре подписи и шифрования отчёта. В случае успешного прохождения операций подписи и шифрования активной становится кнопка Отправить. В любой момент до нажатия кнопки Отправить налогоплательщик может ещё отказаться от отправки письма, закрыв окно подготовки неформализованного документа.

Отправленный налогоплательщиком неформализованный документ должен обрабатываться налоговым органом так же, как и письмо, переданное обычной почтой, поэтому запрос подлежит ответу в течение 30 дней с момента отправки письма. Для доступа к письмам, приходящим из налогового органа, в системе «Контур-Экстерн» предусмотрен пункт меню Сервисы → Письма → Входящие письма.

Помимо ответов на запросы налогоплательщиков налоговые органы могут также направлять абонентам системы «Контур-Экстерн» неформализованные документы ещё в одном случае. Речь идёт об информационных рассылках по всему списку налогоплательщиков, осуществляющих с налоговым органом обмен информацией в электронном виде по каналам связи. Для абонентов системы «Контур-Экстерн» дублируются все новости, которые налоговая инспекция в письменном виде публикует для своих налогоплательщиков: объявления о сроках сдачи отчётных форм, об изменениях графиков работы кабинетов, о пакетах документов необходимых, например, для регистрации предпринимателей, организаций различного типа и т. п.

Доступ к письмам, поступающим налогоплательщику через механизм широковещательной рассылки в незашифрованном виде (но содержащим ЭЦП налогового органа) осуществляется через пункт меню Сервисы → Письма → Входящие письма полностью аналогично тому, как ведётся работа с ответами налогового органа на письменные запросы пользователя.

Все сданные отчёты, письма, запросы хранятся на сервере системы «Контур-Экстерн». В любой момент пользователь может загрузить отправленные и полученные данные, расшифровать их и просмотреть эти документы.

Информационное обслуживание налогоплательщиков

В соответствии с Временным порядком обмена информации между налоговыми органами и налогоплательщиками при предоставлении информационных услуг по каналам связи через интернет, утверждённым ФНС 27 января 2006 года, налогоплательщики, представляющие отчётность в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, могут получать от налоговых органов некоторые виды информационных услуг в электронном виде (информационное обслуживание налогоплательщиков, или ИОН).

К таким услугам относится получение следующих документов:

•   справки о состоянии расчётов по налогам, сборам и взносам;
•   выписки операций по расчёту с бюджетом;
•   перечня налоговой и бухгалтерской отчётности, представленной в отчётном году;
•   акта сверки расчёта налогоплательщика по налогам, сборам и взносам;
•   справки об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций.

Подсистема ИОН подразумевает два вида технологии получения информационных услуг:

1. on-line. Налогоплательщик отправляет запрос и получает ответ на него через интернет, на сервере налоговой инспекции;
2. off-line. Налогоплательщик отправляет запрос и получает ответ на него через систему «Контур-Экстерн».

Документооборот «Подсистемы ИОН» аналогичен процессу получения выписки о состоянии лицевого счёта: абонент формирует запрос, подписывает его и отправляет в ИФНС, после чего получает ответ на запрос. В конечном счёте документооборот состоит из следующих документов:

•   запроса на предоставление информационных услуг;
•   квитанции о приёме файла;
•   протокола входного контроля запроса;
•   файла ответа на запрос.

Для формирования запроса необходимо выбрать в служебном меню пункт Сервисы → Подсистема ИОН → Запрос на предоставление информационных услуг. После этого технологическая цепочка становится активной. Далее нажимаете кнопку Реквизиты, а в открывшемся окне - кнопку напротив поля «Адрес отправителя». В окне «Редактирование адреса» нужно заполнить все поля с помощью классификатора адресов Российской Федерации. После заполнения всех полей следует нажать Сохранить и Далее.

  Рис. 11. Заполнение полей запроса

В появившемся окне содержимого запроса (рис. 11) с помощью кнопки вызова справочника или вручную заполняются следующие поля:

•   код услуги;
•   дополнительные условия;
•   адрес представления справки об исполнении обязанности по уплате налогов;
•   тип файла формирования ответа;
•   КБК и ОКАТО уплаты налога;
•   период запроса информации.

После нажатия кнопки Далее запрос будет сформирован и готов к отправке в ИФНС.

Отправка запроса

Чтобы отправить запрос, необходимо нажать на кнопку технологической цепочки Контроль и отправка. В открывшемся окне указывается результат проверки документа на соответствие формату, установленному ФНС России. Если в запросе обнаружены ошибки и (или) предупреждения, следует нажать на кнопку Отменить, исправить ошибки с помощью пункта технологической цепочки Редактировать и повторить процедуру проверки. После нажатия кнопки Передать отчёт появляется окно «Передача документа в контролирующий орган» (рис. 12). В этом окне следует поочерёдно нажать на кнопки Подписать ЭЦП организации, Зашифровать содержимое и Передать либо на одну кнопку Выполнить все необходимые действия сразу.

 

  Рис. 12. Операции отправки запроса

После нажатия Yes в окне Security Alert запрос передаётся в налоговую инспекцию и будет находиться на этапе ожидания квитанции о приёме.

Получение ответа на запрос

Узнать о результатах обработки запроса в налоговой инспекции и получить документ, поступивший в ответ, можно одним из следующих способов:

1. просмотреть список новостей на главной странице системы и нажать на значок напротив сообщения об ответе на запрос;
2. воспользоваться пунктом служебного меню Сервисы → Подсистема ИОН → Отправленные запросы.

В окне отправленных запросов отображается таблица, столбцы которой содержат информацию об имени файла запроса, дате формирования и о текущем статусе документа. Статус запроса «Получена квитанция о приёме» означает, что запрос получен в налоговой инспекции. На этом этапе рекомендуется распечатать данный документ, для чего следует нажать на кнопку Просмотр и печать и в окне Просмотр документа нажать кнопку Печатать документ. Статус запроса «Получен протокол входного контроля» означает, что файл запроса обработан программным обеспечением на стороне налогового органа, а результаты проверки запроса на соответствие формату доставлены на сервер системы. Для просмотра протокола входного контроля достаточно нажать на кнопку Просмотр и печать документа. Статус запроса «Получен ответ на запрос ИОН» означает, что файл ответа на запрос сформирован, доставлен на сервер системы и доступен для просмотра и печати.

Просмотр и печать ответов на запрос ИОН

Для просмотра любого документа, участвующего в документообороте данного запроса (запрос на предоставление информационных услуг (рис. 13), протокол входного контроля, ответ на запрос), необходимо выполнить следующие действия: выбрать пункт меню Сервисы → Подсистема ИОН → Отправленные запросы. В открывшемся окне выбрать запрос и нажать на кнопку Открыть отчёт. В окне «Передача документа в контролирующий орган» нажать на кнопку Просмотр и печать. После этого открывается файл ответа на запрос.

Запрос можно распечатать на бумагу в формате XML или в TXT. Сервис ИОН предусматривает возможность формирования архива всех отправленных и принятых запросов.

 

 Рис. 13. Запрос на получение информационной услуги

Просмотр и печать ответа на запрос ИОН в формате PDF выполняется с помощью программы Acrobat Reader.

Доступ в ЕГРЮЛ

Выписка из ЕГРЮЛ представляет собой документ, который содержит в себе все данные об организации, которые заявлены при регистрации, а также всю информацию об изменениях, связанных и не связанных с внесением в учредительные документы:

•   ОГРН, наименование;
•   адрес местонахождения (юридический адрес);
•   сведения о руководителе;
•   сведения об учредителях (для ООО также сведения об участниках);
•   сведения о видах осуществляемой деятельности (ОКВЭД);
•   телефон фирмы (не обязательно);
•   прочие сведения.

Выписки бывают в бумажном и электронном виде. Бумажные выписки (они идут со всеми необходимыми печатями, т. е. являются юридически значимыми) можно получить только в ИФНС (требуется прийти лично, оформить заявление, оплатить квитанцию и пр.). Электронные выписки (документы в формате MS Word не содержат никаких печатей и не являются юридически значимыми документами) можно получить посредством интернета, через доступ к разделам сайта ФНС России, содержащим открытые и общедоступные сведения ЕГРЮЛ (для этого нужно написать заявление, оплатить квитанцию, представить её в ФНС и уже после получить параметры доступа к реестру). Но для абонентов системы «Контур-Экстерн» есть возможность получить электронные выписки с помощью дополнительного сервиса системы «Контур-Экстерн» - «Доступ в ЕГРЮЛ». При этом абонент просто указывает в сервисе название интересующей его компании, ИНН и (или) ОГРН и через сутки получает выписку.

Выписки содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц. Данный реестр является федеральным информационным ресурсом и ведётся (заполняется, актуализируется) Федеральной налоговой службой и её территориальными органами. Сервис «Доступ в ЕГРЮЛ» упрощает для абонентов системы «Контур-Экстерн» процедуру получения общедоступных сведений из ЕГРЮЛ в электронном виде: абоненту не нужно писать заявление, куда-то идти, чтобы оплатить квитанцию, а потом отправлять её в налоговую службу и пр. Абонент просто заходит в сервис «Доступ в ЕГРЮЛ», формирует запрос на получение выписки (указывает название организации, ИНН и (или) ОГРН). Далее сервис, получив от абонента запрос, обращается к реестру и ищет там выписку на нужное юридическое лицо. Найдя требуемую выписку в электронном виде, сервис пересылает её абоненту.

Хотя через «Доступ в ЕГРЮЛ» выписки предоставляются в электронном виде, т. е., как мы уже упоминали, не содержат никаких печатей и не являются юридически значимыми, они позволяют:

•   подтвердить статус компании-контрагента как действующей организации;
•   выявить недействующие фирмы (в случае отсутствия в ЕГРЮЛ выписки на запрашиваемую организацию существует большая вероятность того, что она была ликвидирована);
•   получить информацию о собственниках компании-контрагента, т. е. определить круг влиятельных лиц организации;
•   проверить право подписи представителя компании-контрагента;
•   проверить реквизиты компании-контрагента, заявленные ею;
•   получить информацию о распределении долей в структуре собственности компании-контрагента и пр.

Выписки, получаемые через сервис «Доступ в ЕГРЮЛ», позволяют в целом снизить риски работы с новыми контрагентами и помогают принимать правильные решения о сотрудничестве с тем или иным партнёром.

Если сервис доступен абоненту согласно используемому им тарифному плану, то во вкладке «Сервисы» системы «Контур-Экстерн» становится видимым пункт Запрос на выписку из ЕГРЮЛ → Отправить запрос. Если его задействовать, то открывается страница с технологической цепочкой, описывающей этапы формирования запроса. Надо нажать на Реквизиты, чтобы сформировать запрос на выписку (рис. 14).

Рис. 14. Запрос в ЕГРЮЛ

Здесь пользователь должен ввести название компании, на которую ему нужна выписка, и её ИНН. Параметр «ОГРН» вводить не обязательно, но желательно, ибо он ускоряет поиск выписки и повышает вероятность найти искомый документ (в Едином государственном реестре юридических лиц ИНН на компании иногда вообще не заполняется). После этого абонент должен нажать на кнопку Сохранить и закрыть. Всё, запрос сформирован. Осталось в открывшемся окне «Проверка отчёта»:

•   если в запросе не обнаружено ошибок, нажать на кнопку Передать отчёт;
•   если в запросе обнаружена ошибка, нажать на кнопку Отменить и повторить действия, начиная с отправки нового запроса.

После того как запрос отправлен, он приобретает статус «Ожидание выписки из ЕГРЮЛ».

Сообщение о поступлении выписки из ЕГРЮЛ высылается пользователю на электронный адрес (если пользователь подписан на рассылку уведомлений) и отображается в новостях системы в основном окне. Чтобы просмотреть выписку, в области новостей в основном окне надо нажать на значок напротив сообщения о поступлении выписки. Выписка предоставляется в качестве приложения к сообщению в формате Microsoft Word.

Журнал «Бухгалтер и компьютер», № 4/2008 г.