«Отправляем отчётность», журнал «Бухгалтер и компьютер»

Главная особенность «Контур-Экстерн» и её отличие от аналогичных систем заключаются в том, что с её помощью вы можете работать с актуальными отчётными формами, не скачивая их на свой компьютер. Все эти формы хранятся и обновляются на сайте системы, там же происходит и работа абонента с ними. Очень важно для пользователей то, что «Контур-Экстерн» полностью совместима с любой бухгалтерской программой, в которой формируется отправляемая отчётность. Кроме того, система предоставляет абонентам постоянно расширяющийся спектр дополнительных услуг (например, роуминг). Наконец, сама она проста и интуитивно понятна.

На начало 2008 года клиентская база «Контур-Экстерн» насчитывает более 500 тыс. организаций и индивидуальных предпринимателей, отправляющих отчёты во все налоговые инспекции Российской Федерации.

Начало работы

Для начала работы в системе «Контур-Экстерн» необходимо вставить ключевой носитель (дискету либо USB-брелок) организации, отчётность которой предполагается передавать, и войти на сайт системы в интернете. Через 5 - 10 секунд начинается процедура взаимной аутентификации абонента и сервера системы. Идентификаторы сертификатов обычно представляют собой ИНН или краткие названия абонентов. После правильного выбора сертификата, соответствующего вставленному ключевому носителю, сервер идентифицирует клиента и перемещает на страницу входа в систему (рис. 1).

Страница входа в систему «Контур-Экстерн» Рис.1.

 Собственно, для входа в систему предназначены два поля, в которые вводятся ИНН и пароль абонента. Защита базы данных паролем является дополнительной ступенью безопасности на случай компрометации секретного ключа абонента. После ввода пароля пользователь может попасть на основную страницу рабочей области системы «Контур-Экстерн».

Основная страница рабочей области системы (рис.2) состоит из четырёх основных элементов:

•   служебного меню;
•   основного меню системы;
•   окна комментария;
•   окна «Новости».

 

Основная страница рабочей области системы «Контур-Экстерн» Рис.2.

Основные режимы работы системы «Контур-Экстерн» интуитивно понятны. Подготовка и отправка отчёта начинается с выбора формы отчётности с помощью служебного меню и заключается в последовательном прохождении технологической цепочки основного меню.

Общие принципы работы в системе

Сразу после авторизации пользователя на основной странице рабочей области системы все пункты технологической цепочки являются неактивными - они затенены серым цветом. Технологическая цепочка остаётся неактивной до того момента, пока пользователь не выберет какую-либо из форм нужного периода отчётности для работы с ней. Выбор текущей формы и переключение между формами осуществляется с помощью двух первых пунктов служебного меню («Налоговая отчётность» и «Бухгалтерская отчётность»).

Технология работы

Стандартный цикл работы абонента в системе заключается в последовательном выполнении действий, указанных ниже.

1. Авторизация в системе;
2. Выбор текущей формы;
3. Работа с текущей формой;
4. Отправка формы;
5. Выход или выбор другой формы в качестве текущей.

Заполнение отчёта начинается с реквизитов формы (признака вида документа, номера корректировки и т. д.). Далее возможен либо ручной ввод информации в формы на сервере системы, либо импорт данных из текстового файла, заранее подготовленного пользователем в какой-либо локальной программе («Отчёт 200X», «АМБа», «1С» и других, поддерживающих формат, утверждённый ФНС России).

По окончании ввода данных система осуществляет контроль на их соответствие утверждённым форматным и логическо-арифметическим ограничениям. Если контроль выявляет ошибки, то пользователь редактирует введённые данные. В случае успешной проверки можно переходить к процессу отправки документа в контролирующий орган.

Отметим ещё, что после успешного контроля либо отправки отчёта документ при желании можно распечатать.

Настройка реквизитов предприятия

Реквизиты предприятия - это данные, общие для всех форм отчётности, которые попадают в титульные листы бумажных отчётов. Для электронных форм эти данные используются при формировании шапки отчётов. Поскольку реквизиты изменяются редко, вполне достаточно аккуратно заполнить всю информацию по налогоплательщику только один раз, при первом входе в систему. Настройка реквизитов предприятия выполняется в пункте служебного меню Настройки → Реквизиты плательщика.

Рис. 3. Ввод реквизитов плательщика

Экранная форма реквизитов налогоплательщика (рис.3) содержит большое количество полей, относящихся к регистрационным данным предприятия, адресной части, личным данным уполномоченных лиц. Некоторые поля могут принимать вид нередактируемых (на экране такие поля затеняются серым фоном). Это значит, что поля либо уже заполнены, либо не требуют заполнения. Например, автоматически заполняется поле ИНН организации или поля адресных и паспортных данных ответственного лица (директора или главного бухгалтера), если уже введено значение его ИНН.

Переход от поля к полю возможен только в том случае, когда данные в поле введены в соответствии с требованиями формата. В противном случае система не позволяет покинуть поля и выдаёт сообщение об ошибке.

Поля, отмеченные звёздочкой, заполняются при помощи справочников (например поля «Код налогового органа», «Категория налогоплательщика»). Для каждого такого поля можно вызвать справочник, дважды щёлкнув левой клавишей мыши в область заполнения значения или поместив курсор в нужное вам поле и нажав клавишу F2. При этом на экране появляется соответствующий справочник (например, на рис.4 показано использование справочника кодов налоговых органов). В нём нужно выбрать подходящее значение, при этом можно постранично листать список доступных вариантов или искать значение в справочнике с помощью панели поиска.

 

Рис.4. Справочник налоговых органов

Все поля, в которых требуется ввести адрес, заполняются в соответствии с требованиями ФНС России по единому формату «девять запятых». Адрес в формате «девять запятых» состоит из десяти обязательных полей. Это «код государства», «индекс», «код региона», «район», «город», «населённый пункт», «улица», «дом», «корпус», «квартира», которые разделяются запятыми и не могут отсутствовать, даже если они пусты.

Для всех адресных полей, в том числе и тех, которые заполняются в форме реквизитов налогоплательщика, в системе предусмотрен единый интерфейс заполнения, так называемая адресная форма. Эта форма вызывается двойным щелчком левой клавиши мыши на поле ввода адреса. С помощью адресной формы можно легко заполнить все реквизиты адреса и получить заведомо корректную строку формата «девять запятых». При этом адресная форма подключена к полному и актуальному классификатору адресов Российской федерации (справочник КЛАДР), что гарантирует правильность заполнения адреса.

Для сохранения данных, введённых в форму реквизитов налогоплательщика, нужно нажать кнопку Принять (сохранение данных и закрытие окна формы), либо Сохранить (сохранение данных без закрытия окна формы). Нажатие кнопки Отмена приведёт к потере изменений, сделанных во время текущего сеанса редактирования реквизитов. По кнопке Очистить система производит удаление всех введённых в форме данных.

Настройка списка форм

Система «Контур-Экстерн» поддерживает все федеральные формы отчётности, для которых имеются электронные форматы, утверждённые ФНС России, а также региональные и местные формы отчётности, электронные форматы для которых составляют Управления ФНС России по субъектам РФ. Помимо этого система поддерживает все исторические варианты форм отчётности, существовавшие для различных отчётных периодов начиная с весны 2003 года.

Доступ ко всем этим формам осуществляется через пункты Налоговая отчётность и Бухгалтерская отчётность служебного меню.

Подготовка налоговой отчётности

Перед тем как сдавать данные налоговой и бухгалтерской отчётности с использованием системы «Контур-Экстерн», необходимо эти данные подготовить. Возможны два способа занесения отчётной информации в систему. Первый вариант - импорт данных из бухгалтерской программы, в которой эти данные предварительно подготовлены. Второй вариант - непосредственный ввод данных в экранные формы на сервере системы.

Приём данных из текстового файла

Большинство абонентов системы используют программные продукты различных производителей, имеющие функцию выгрузки данных налоговой и бухгалтерской отчётности в виде текстовых файлов установленного формата. Форматы файлов отчётности, которые возможно принять в систему, утверждаются Федеральной налоговой службой Российской Федерации и публикуются на её сайте http://www.nalog.ru.

Режим импорта данных особенно удобен при работе с формами большого объёма, такими как форма налога на прибыль организации или формы с большим количеством листов в многостраничной части (транспортный налог, акцизы, НДС по ставке 0 %, особенно в крупных компаниях).

Перед тем как приступить к импорту готового текстового файла, необходимо с помощью служебного меню выбрать одну из форм налоговой или бухгалтерской отчётности.

Работа в режиме импорта данных из текстового файла подразумевает прохождение пути из четырёх этапов.

1. Реквизиты формы (настройка отчётного периода)
2. Приём (импорт данных из текстового файла установленного формата 1 )
3. Контроль и отправка
4. Выход.

Приём данных из файла осуществляется с помощью кнопки Приём основной технологической цепочки (за исключением форм 2-НДФЛ и 3-НДФЛ, работа с которыми осуществляется особым образом).

По нажатию кнопки Приём открывается окно «Приём из выходного файла» (рис. 5). В этом окне необходимо выбрать файл с подготовленным отчётом на компьютере пользователя, для чего следует нажать кнопку Обзор, которая открывает стандартный диалог выбора файла.

 

Рис.5. Приём данных из файла

После нажатия кнопки Принять данные из выбранного файла отчётности будут загружены в серверные базы данных и станут доступными для редактирования и контроля. Если окажется, что выбранный файл не соответствует установленному формату, система выдаст протокол ошибок, возникших при приёме. Указанные ошибки можно исправить при помощи пункта основного меню Редактирование (если был выбран способ приёма данных с возможностью редактирования).

При импорте данных в режиме «Ускоренная проверка и отправка файла» после успешного прохождения контроля файла система переходит в режим отправки отчёта.

Заполнение данных налоговой и бухгалтерской отчётности

Ввод данных непосредственно на сервере системы рекомендован для всех абонентов, имеющих каналы доступа в интернет достаточно высокой пропускной способности. Практика показывает, что в связи с частым изменением форматов представления отчётности в электронном виде заполнение форм прямо на сервере оказывается предпочтительнее импорта данных из текстового файла. Только такой режим работы гарантирует, что данные сразу будут иметь правильный формат. Конечно, вряд ли можно рекомендовать непосредственный ввод данных для форм очень большого объёма - таких, как форма декларации по налогу на прибыль или транспортного налога. Однако для небольшой формы часто бывает эффективнее занести данные в систему простым вводом.

Для заполнения форм налоговой или бухгалтерской отчётности нужно выбрать одну из форм в пунктах служебного меню Налоговая отчётность или Бухгалтерская отчётность. Выбранная форма станет текущей, а технологическая цепочка перейдёт в активное состояние.

Заполнение реквизитов формы

Работа по вводу данных в текущую форму начинается с заполнения реквизитов формы (рис. 6).

  Рис.6. Настройка реквизитов текущей формы. Список листов текущей формы

На листе реквизитов формы устанавливается признак вида документа (первичный или корректирующий), а далее, в зависимости от выбранной формы, - признак налогового периода и непосредственно отчётный период. На листе реквизитов формы может также присутствовать ряд специальных реквизитов (в зависимости от выбранной формы).

На листе реквизитов формы доступна кнопка очистки данных текущей формы, которая удаляет все введённые данные текущей формы. Такая функция может использоваться, например, при переходе к следующему отчётному периоду.

Контроль данных и формирование отчёта

После того как пользователь подготовил все сведения, необходимые для формирования отчёта, он может переходить непосредственно к его проверке и передаче. Эта процедура достаточно проста, однако требует строгого соблюдения установленного порядка действий. Иначе отчёт может не быть принят налоговым органом, или его признают не имеющим юридической силы. Система «Контур-Экстерн» построена так, чтобы автоматизировать выполнение этих действий и не допустить отклонения от установленного регламента.

Перед тем как приступать к передаче отчёта в налоговый орган пользователь обязательно должен проверить передаваемые данные. Автоматизированная процедура контроля проверяет:

•   соответствие данных требованиям установленных форматов;
•   соответствие форм установленным контрольным соотношениям и формулам расчёта;
•   наличие и правильность заполнения всех обязательных реквизитов.

Чтобы запустить процедуру автоматизированного контроля, необходимо нажать на кнопку Контроль и отправка. После этого на экране появится окно выбора организаций для передачи соответствующей формы. В этом же окне следует нажать на кнопку Выполнить проверку.

В открывшемся окне «Контроль содержимого форм отчётности юридических лиц» процедура автоматизированного контроля данных отображает информационные сообщения о ходе выполнения контроля. Здесь указана организация, передающая отчётность, форма отчётности (название контролируемой формы, КНД формы) код налоговой инспекции (получателя документа), признак вида документа - первичный или корректирующий, период отчётности, сумма налога к уплате. В случае корректирующего документа указывается номер корректировки. Для форм налоговой и бухгалтерской отчётности проверка одной формы требует от 1 до 10 секунд в зависимости от сложности формы.

Если контроль успешно пройден, на экране появляется надпись «Ошибок не обнаружено» (в том числе, если ошибок нет, но есть предупреждения). Только в этом случае на экране возникает и кнопка Передать файл (рис.7).

 Рис.7. Контроль отчёта. Ошибок не обнаружено

В случае обнаружения ошибок процедура автоматизированного контроля формирует протокол проверки сведений налоговой и бухгалтерской отчётности. Этот протокол отображается на экране. В каждой строке протокола проверки содержатся информация о расположении ошибки и дополнительные сведения, раскрывающие суть ошибки.

Для устранения ошибок необходимо пройти по каждому из листов, указанных в протоколе проверки, и внести необходимые исправления. Только после успешного прохождения контроля на экране появляются надпись «Ошибок не обнаружено» и кнопка Передать файл.

После нажатия на кнопку Передать файл система запускает процедуру формирования текстового файла установленного формата. После её окончания на экране появится окно «Передача документа в контролирующий орган», содержащее текстовый файл установленного формата с отчётом. Далее этот файл подписывается налогоплательщиком и передаётся в налоговый орган по местонахождению налогоплательщика на учёте с соблюдением регламентированной последовательности шагов по передаче отчёта.

Корректирующие формы

Действующим законодательством допускается ситуация, когда налогоплательщик корректирует первоначально поданные в налоговый орган сведения. Система «Контур-Экстерн» поддерживает возможность отправки корректирующей формы.

Если организация подавала отчётность на бумажном носителе, а затем перешла к сдаче отчётности по каналам связи, то возможность отправки через интернет уточнения к ранее сданному на бумаге отчёту должна быть согласована с налоговой инспекцией.

Продолжение см. в «Бухгалтер и компьютер», № 4 за 2008 г.