«Контур-Эстамп»: обеспечение межкорпоративного электронного юридически значимого документооборота», «Финансовая газета»
Появление компьютеров значительно облегчило работу с документами, в том числе стало возможно автоматизировать корпоративное делопроизводство, переведя его в электронный формат. Сегодня бухгалтерские и прочие документы, письма, счета и бланки хранятся в электронных архивах. Благодаря сети Интернет быстро доставляются электронные служебные записки внутри организаций и письма между компаниями, находящимися на разных концах страны и даже в разных государствах. Современные технологии позволяют подключать к компьютеру даже факс. В некоторых компаниях уже делают так, чтобы приходящие на факс документы не распечатывались, а передавались в компьютер, и вся дальнейшая работа по просмотру, обработке и передаче данных осуществляется уже с электронными документами.
В настоящее время электронный документооборот между организациями способен в значительной мере заменить бумажный, и автоматизация процесса обмена документами – не дань моде, а веление стремительного времени, поскольку на доставку бумажного документа почтой или курьером может уходить несколько дней, а электронный документ доставляется в течение нескольких секунд независимо от местонахождения адресата. Перевод документооборота в электронный формат может сэкономить не только время и силы, но и пространство. В некоторых компаниях бумажные архивы за многие годы занимают площади, сопоставимые с площадями торговых залов. Однако может ли электронный документооборот заменить бумажный полностью, или юридически значимые документы обязательно должны храниться в бумажном варианте, заверенные собственноручной подписью и печатью? Это не праздный вопрос, так как юридическая значимость документа заключенного договора, выставленного счета и т.д. это его доказательная сила, например, в арбитражных судах.
Многие до сих пор считают, что юридически значимый документ - это бумага, оформленная по определенным правилам, подписанная собственноручной подписью и заверенная печатью организации, которая этот документ (удостоверение, справку, выписку и т.д.) выдала. Но технологические возможности развиваются, и сегодня электронные документы также могут быть юридически значимыми, поскольку в них используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая является электронным аналогом собственноручной подписи. Согласно российскому законодательству ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи. В соответствии с нормой, зафиксированной в Федеральном законе от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», «электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи».
Как работать с электронной цифровой подписью
Изначально технология ЭЦП создавалась как надежный способ защиты пересылаемого документа (файла). Для этого прежде всего на каждый компьютер и отправителя, и получателя устанавливается специальная криптографическая программа. Например, программа, разработанная компанией «Крипто-Про» позволяет шифровать любой отправляемый документ при помощи сложного криптографического алгоритма. Для каждого пользователя она генерирует индивидуальный ключ ЭЦП, который представляет собой сложный пользовательский пароль для доступа к зашифровке и расшифровке документов ? уникальный ряд символов длиной до 1000 знаков, точнее два ряда, связанных между собой, поскольку каждый индивидуальный ключ ЭЦП является двойным: состоит из открытого ключа, который нужно сообщить своим партнерам по переписке, и закрытого (тайного) ключа, который держится в секрете. Шифруется документ при помощи открытого ключа получателя. Если документ предназначен для отправки нескольким адресатам, то при шифровании одновременно используются открытые ключи каждого из получателей. Каждый получатель расшифровывает документ при помощи собственного закрытого ключа. Таким образом, зашифровать и отправить документ может любой человек, знающий открытый ключ адресата, а вот расшифровать – только сам адресат. При подписании документа все происходит наоборот – отправитель подписывает документ при помощи собственного закрытого ключа ЭЦП, который является тайным, поэтому подделать подпись отправителя невозможно. Чтобы проверить, действительно ли зашифрованное письмо отправлено от того лица, которым подписано, нужно знать его открытый ключ. Программа «проверит», соответствует ли открытый ключ закрытому ключу, использованному при шифровании. Такая система шифрования с помощью пар закрытых и открытых ключей ЭЦП называется ассиметричной криптографией.
Следует отметить, что у ЭЦП есть и другие преимущества перед собственноручной подписью. Например, в подписанном бумажном документе можно произвести изменения: впечатать абзац в свободное место или изменить сумму по договору, а в заверенном ЭЦП электронном документе изменить хотя бы один символ невозможно. Такое свойство позволяет говорить, что ЭЦП подтверждает целостность электронного документа раз и навсегда.
Итак, лица, установившие криптографическую программу, объединяются в единую систему. Они обмениваются между собой открытыми ключами, а закрытый ключ каждый из них держит в тайне. Такая система криптографического шифрования обеспечивает решение проблем защиты пересылаемых файлов, но не позволяет решать задачи придания юридической значимости документам. Поэтому и были созданы удостоверяющие центры (УЦ) – организации, которые согласно Закону № 1-ФЗ имеют полномочия выдавать и учитывать сертификаты, подтверждающие, что владельцем данного ключа ЭЦП является определенное физическое лицо, представляющее юридическое лицо.
Бумажный сертификат ключа ЭЦП содержит следующие данные: открытый ключ ЭЦП, фио его владельца, срок действия сертификата (обычно год), область его применения (перечень документов, которые можно подписывать с помощью данного конкретного сертификата). Закрытый ключ ЭЦП не сообщается даже сотрудникам удостоверяющего центра. В сертификате также может быть указана информация об организации, документы которой будет подписывать владелец ЭЦП. Вся эта информация заверяется печатью УЦ.
Важно отметить, что УЦ не только выдают сертификаты ключей ЭЦП, но и ведут реестры всех выданных сертификатов, а также сертификатов, отозванных их владельцами до окончания срока действия (например, в случае их утери). Эти реестры находятся в открытом доступе, и каждый пользователь может узнать открытый ключ нужного лица, которому он собирается отправить документ. Так, чтобы отправить электронный отчет в налоговую инспекцию через систему интернет-отчетности «Контур-Экстерн», электронные сертификаты открытых ключей ЭЦП всех инспекций ФНС России хранятся на сервере системы. УЦ также поможет пользователю проверить срок действия сертификата его партнера. При необходимости по заявке специалисты УЦ могут проверить ЭЦП под документом и составят акт о ее действительности или недействительности на момент его составления.
Многие организации и компании, как государственные, так и коммерческие, уже имеют значительный опыт использования ЭЦП. Наиболее широко ЭЦП сейчас применяется при сдаче защищенной юридически значимой отчетности в контролирующие государственные органы через Интернет. Удобство этого способа отправки отчетов уже оценили российские бухгалтеры. Только через систему электронной отчетности «Контур-Экстерн» к началу 2008 г. отправляются в налоговые инспекции электронные отчеты от более полумиллиона юридических лиц из всех российских регионов. Каждый из переданных отчетов заверен ЭЦП и является юридически значимым документом. Все отчеты составлены и отправлены юридическими лицами и получены государственными налоговыми инспекциями в электронном формате. Законодательно подтверждено, что никто не вправе потребовать дублирования этих документов на бумажных носителях.
Расширение области применения электронной цифровой подписи
Электронная отчетность в государственные контролирующие органы – это только начало использования ЭЦП для придания документам юридической значимости. Многие организации и предприниматели ждут, когда закрепленная в законе широкая область использования ЭЦП будет реализована технически. Необходимо, чтобы в режиме онлайн можно было заключать договоры, выставлять счета, вести защищенную юридически значимую переписку, поскольку это решит массу проблем, поможет сэкономить время, рабочее пространство, минимизировать силы и расходы, не говоря уже о таком уникальном преимуществе ЭЦП перед обычной собственноручной подписью, как подтверждение целостности документа.
Чтобы обладатели ЭЦП могли начать обмен электронными юридически значимыми документами, все участники процесса должны сначала заключить соглашения о признании таких документов равнозначными их бумажным аналогам. Чем больше контрагентов у организации, тем больше договоров придется заключать. Если деловые партнеры получали сертификаты ключей ЭЦП в разных УЦ нужно, чтобы эти УЦ также договорились между собой – заключили соглашение, позволяющее технически организовать проверку корректности электронных подписей.
Для упрощения такой сложной системы с большим количеством договоров между всеми участниками был создан Портал доверенных услуг (ПДУ) на базе НИИ «Восход» по поручению Федерального агентства по информационным технологиям Росинформтехнологии. ПДУ впервые объединил на равных условиях возможности различных УЦ, выдающих и обслуживающих сертификаты ключей ЭЦП на территории всей России. Сегодня пять крупнейших УЦ, осуществляющих выдачу 80% сертификатов ЭЦП по всей стране, уже присоединились к системе, пройдя аттестацию во ФГУП НИИ «Восход». Среди них компании СКБ Контур, «Крипто-Про», «Такском» и др. Еще более 10 организаций подало заявки на присоединение.
Каждый обладатель ЭЦП, присоединяясь к ПДУ, заключает на бумаге всего один договор с организатором системы. После этого он получает возможность обмениваться через сервис «Контур-Эстамп» документами, подписанными ЭЦП, со всеми пользователями портала. Открытые ключи ЭЦП всех пользователей также хранятся на портале.
Для удобства пользования едиными сервисами ПДУ всеми владельцами сертификатов в самих сертификатах теперь будет использоваться новое поле: «Идентификатор пользователя ПДУ». Этот идентификатор является уникальным в пределах всей системы независимо от того, в каком УЦ был выдан сертификат. Это нужно для того, чтобы все входящие в систему ПДУ компании могли создавать новые сервисы по одним и тем же правилам и определять пользователя.
Если юридическое лицо желает вступить со своим иногородним контрагентом в электронную юридически значимую переписку, обоим партнерам нужно зайти на ПДУ и найти ближайшие центры выдачи сертификатов ЭЦП. Вне зависимости от того, какой именно из УЦ системы ПДУ выдаст сертификат, все обладатели сертификатов смогут обмениваться юридически значимыми электронными документами через сервис «Контур-Эстамп», даже если получили сертификаты ЭЦП в разных УЦ.
Преимущества сервиса «Контур-Эстамп»
Пользоваться сервисом «Контур-Эстамп» так же просто, как обычной электронной почтой. Разница заключается только в том, что в сервисе «Контур-Эстамп» документы в форме сообщений и приложений к ним автоматически заверяются ЭЦП отправителя. Помимо гарантированной доставки сервис выполняет регистрацию и учет фактов обмена документами, а также подтверждает их получение.
Сервис «Контур-Эстамп» в состоянии поддерживать юридически значимый электронный документооборот сотен и тысяч организаций. Особо актуален «Контур-Эстамп» для компаний, ведущих обширную переписку, в том числе с географически удаленными партнерами. Допустим, что компания имеет распространенную сеть партнеров, с которыми периодически перезаключаются договоры и ведется прочая юридически значимая переписка. Если все участники партнерской сети станут пользователями ПДУ, т.е. получат сертификаты ключей ЭЦП в любом из УЦ системы ПДУ и подключатся к системе, пересылка по обычной почте бумажных договоров станет ненужной, а стандартизированные договоры и другие документы по всей партнерской сети можно будет рассылать при помощи сервиса «Контур-Эстамп» нажатием одной кнопки. Так, компания СКБ Контур, партнерская сеть которой насчитывает более 400 организаций по всей России, стала одним из первых участников проекта, полностью переведя обмен документами со своими сервисными центрами на «Контур-Эстамп». Это позволяет ей, в частности, минимизировать усилия и сроки, связанные с периодическим массовым перезаключением агентских договоров с участниками партнерской сети СКБ Контур по всей России.
В заключение хотелось бы сказать, что сервис «Контур-Эстамп» гарантирует защиту деловой переписки от спама, обеспечивает оптимизацию работы с документами, упрощает поиск по архиву. Но самое главное, переход на обмен документами в электронном виде с помощью сервиса «Контур-Эстамп» способствует сокращению сроков доставки юридически значимой корреспонденции и снижению издержек по пересылке и хранению документации без необходимости ее дублирования на бумажных носителях.
«Финансовая газета» №10/2008 г.