«Система «Контур-Экстерн»: налоговая отчетность сегодня», «Финансовая газета ЭКСПО»
В октябре 2007 г. ее создатели сформулировали Кодекс электронного документооборота, соблюдение которого разработчиками призвано обеспечить бухгалтерам удобную и стабильную работу с защищенной отчетной информацией. В настоящей статье мы расскажем о том, как система «Контур-Экстерн» соответствует предъявляемым к ней требованиям.
Отчетность должна быть удобной
Прежде всего, система Интернет-отчетности «Контур-Экстерн» обеспечивает бесперебойную сдачу отчетности в инспекции ФНС России, Росстат и Пенсионный Фонд Российской Федерации (ПФР) 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Для бухгалтера это означает, что отправить отчет через «Контур-Экстерн» можно не до конца рабочего дня, а до 23 ч 59 мин. последнего установленного законодательством дня представления соответствующей формы отчетности. По статистическим данным компании СКБ Контур, около 20% электронных документов, проходящих через систему, отправляются именно во внерабочее время.
Через систему «Контур-Экстерн» можно сдавать отчетность не только в налоговые, но и в другие государственные контролирующие органы (рис. 1). Это важно для бухгалтера, поскольку процесс сдачи отчетности, например в ПФР, может отнимать еще больше времени, особенно это касается годового отчетного периода. «Контур-Экстерн» стала первой системой электронной отчетности, обеспечившей своим клиентам возможность сдавать отчеты в ПФР. Она полностью соответствует требованиям «Регламента обеспечения безопасности информации при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи», утвержденного распоряжением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 11.10.07 г. № 190Р.
Систему электронной отчетности «Контур-Экстерн» можно настроить для работы с учетом особенностей деятельности пользователя. Например, если бухгалтер обслуживает несколько организаций с одного компьютера, то систему можно настроить для отправки отчетности за все эти организации с одного рабочего места. Если бухгалтеру удобно работать с разных компьютеров (например, из офиса и из дома), то можно обеспечить равноценную работу с системой с каждого рабочего места. Если налоговой отчетностью в организации занимаются несколько бухгалтеров, то доступ к системе можно настроить так, чтобы каждый бухгалтер мог готовить и отправлять именно те отчеты, за которые он отвечает. При необходимости права доступа к системе с разных компьютеров можно распределить таким образом, что кто-то будет со своего рабочего места заниматься только подготовкой отчетов, а кто-то – их проверкой и отправкой. Все эти настройки просты и бухгалтер может сам их выполнить. Можно также попросить помощи специалистов компании, чтобы они настроили программу на месте.
Для работы с системой пользователю достаточно уметь работать в Microsoft Office Excel. «Контур-Экстерн» полностью совместима с любой бухгалтерской программой. Пользователь может сформировать отчет в той бухгалтерской программе, которой он привык пользоваться и которая уже стоит на компьютере, и, не распечатывая этот отчет, отправить его через «Контур-Экстерн». Для этого не придется вводить данные повторно. Отчет, сделанный в бухгалтерской программе, нужно сохранить в текстовом формате. Затем при работе с системой «Контур-Экстерн» нужно указать, из какого файла на компьютере следует использовать данные для конкретной декларации. Главное, чтобы подготовленный в бухгалтерской программе файл соответствовал тем требованиям к представлению отчетности в электронном виде, которые утверждены ФНС России.
Современная версия интеллектуальной системы «Контур-Экстерн» обеспечивает бухгалтерам такие услуги, как онлайн-доступ к карточке лицевого счета, защищенная переписка с налоговыми органами. С ее помощью можно отправлять в налоговую инспекцию письма, пояснительные записки, приложения к отчетности, получать из налоговых органов информационные рассылки и различные разъяснения, а также выписку о выполнении обязательств перед бюджетами разных уровней (распечатку по налогам), сформировать и отправлять уведомления об открытии или закрытии банковских счетов (рис. 2). В тестовом режиме работает доступ клиентов «Контур-Экстерн» к информации «Единого государственного реестра юридических лиц».
Отчетные формы должны быть актуальны и обновляться автоматически
«Контур-Экстерн» гарантирует своевременные обновления отчетных форм на сайте системы без участия пользователя. Задача квалифицированного бухгалтера - правильно сформировать отчетность, а не заботиться о том, чтобы вовремя обновить свою программу, поэтому, когда пользователь заходит на сайт системы «Контур-Экстерн», он сразу видит форму, которая актуальна на сегодняшний момент. Остается только заполнить ее и отправить. Это свойство системы особенно важно для малого бизнеса, где бухгалтер не всегда может отслеживать все изменения в законодательстве, а зачастую руководитель предприятия сам занимается и производством, и бухгалтерией, и отчетностью. В таких ситуациях система «Контур-Экстерн» способна выполнить роль интеллектуального помощника в подготовке отчетности, поскольку она содержит самую последнюю необходимую справочную информацию. Если пользователь в чем-то сомневается или ему не хватает опыта либо знаний, достаточно нажать на соответствующую кнопку, чтобы система выдала подробную и актуальную справку по работе с отчетностью. Использование телекоммуникационных каналов связи способствует повышению эффективности обработки информации и в налоговой инспекции, поскольку позволяет снизить риск ошибок при ручном вводе данных инспекторами.
Интеллектуальная составляющая системы «Контур-Экстерн» также обеспечивает проверку правильности составления документа. Например, если в течение определенного периода нормативные документы изменились, то при заполнении готовой формы декларации система сама «укажет» на это.
Доставка отчетности должна быть гарантирована
«Контур-Экстерн» - это высокотехнологичная система, которая создавалась целенаправленно для работы с юридически значимым документооборотом. Специально для нее была создана особая технология гарантированной доставки файлов. Для приема этих файлов и их расшифровки в каждой налоговой инспекции установлен специальный приемный комплекс, который обеспечивает 100%-ную вероятность доставки отчета с компьютера пользователя через «Контур-Экстерн». После того, как абонент системы отправил отчет, он получает подтверждение, что отчет в контролирующие органы отправлен. Это подтверждение является юридически значимым документом, т.е. заменяет отметку на бумажном варианте, поэтому никаких бумажных вариантов дополнительно представлять в налоговую инспекцию не нужно, и никто уже не вправе их потребовать.
Благодаря сервису «роуминг» можно отправлять отчеты в налоговые инспекции любого региона Российской Федерации. Такой сервис предоставляет только система «Контур-Экстерн».
Информация должна быть защищена
«Контур-Экстерн» гарантирует персональный доступ к данным только ответственных лиц налогоплательщика и налогового органа. Все документы, передаваемые с помощью этой системы, защищены от несанкционированного доступа. Система использует сертифицированные средства криптографической защиты информации и электронно-цифровую подпись. Использование цифровой подписи в системах электронного документооборота регулируется Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
Консультационная поддержка должна быть качественной
«Контур-Экстерн» обеспечивает компетентную и своевременную техническую поддержку.
Качественная консультационная поддержка клиентской сети СКБ Контур надежно сопровождает работу бухгалтеров с Интернет-отчетностью. Для улучшения обслуживания пользователей системы «Контур-Экстерн» организован сбор статистики и анализ клиентских звонков. Согласно данным за июль 2007 г. в течение самого горячего отчетного месяца специалистами только московского call-центра было обработано 13 297 звонков от бухгалтеров - пользователей «Контур-Экстерн». Сервисные центры системы работают в 85 регионах Российской Федерации. В начале 2008 г. будет создан единый call-центр СКБ Контур по централизованной поддержке абонентов «Контур-Экстерн» в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге.
Ольга Мазур, менеджер специальных проектов, Центр Коммуникационных Стратегий
«Финансовая газета ЭКСПО» №1/2008 г.