Передача отчётности в Пенсионный фонд России через систему «Контур-Экстерн»

«Контур-Экстерн» — самая крупная по количеству абонентов в России система сдачи отчётности в государственные контролирующие органы. На начало 2008 года клиентская база «Контур-Экстерн» насчитывала более 500 тыс. организаций и индивидуальных предпринимателей, отправляющих отчёты во все налоговые инспекции страны. Разработчики системы и их партнёры прилагают постоянные усилия для повсеместного распространения технологии «одного окна», которая сделает возможной сдачу отчётности во все ведомства из любого региона. «Контур-Экстерн» была первой системой электронной отчётности, обеспечившей своим клиентам возможность сдавать отчёты в ПФР. Так же как и сервис сдачи налоговой отчётности через «Контур-Экстерн», сервис передачи отчётности (индивидуальных сведений персонифицированного учёта и сводных ведомостей уплаты страховых взносов) в Пенсионный фонд освобождает абонента системы от обязанности передавать бумажные документы непосредственно в руки специалиста ПФР.

В период приёма годовой отчётности за 2006 год в Пенсионный фонд по г. Москве через систему «Контур-Экстерн» отчиталось более 1000 предприятий. Массовая сдача электронных отчётов в ПФР по всей России стала возможна после принятия распоряжения Правления Пенсионного фонда РФ от 11.10.07 № 190р, которым были утверждены нормативные документы, регламентирующие сдачу отчётности в органы ПФР в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Итоги первой полномасштабной сдачи отчётности в ПФР за 2007 год, которая завершилась 3 марта 2008 года, подтвердили востребованность нового сервиса. Через систему электронной отчётности «Контур-Экстерн» было благополучно отправлено бухгалтерами и принято сотрудниками Пенсионного фонда рекордное число отчётов — более 95 тыс. Это в 3,27 раза больше, чем в прошлом году. А количество регионов, в которых организации воспользовались новым сервисом, по сравнению с предыдущим годом увеличилось с 39 до 57. В последние дни отчётной кампании за 2007 год отчётность передавалась круглосуточно. Например, в пределах одной часовой зоны (Москва) 26 февраля 2008 года самый ранний отчёт был передан в 4:31, а самый поздний — в 23:13. Все отчёты были приняты согласно утверждённой нормативной базе ПФР — без дублирования на бумажных носителях.

Особенности сервиса передачи отчётности в ПФР

Согласно регламенту обеспечения безопасности информации при защищённом обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда РФ по телекоммуникационным каналам связи, технологическая подготовка, проверка полноты и достоверности сведений, а также криптографические операции должны осуществляться встроенными средствами непосредственно на рабочих местах страхователей (режим off-line). В связи с этим компания «СКБ Контур» для сдачи отчётности в ПФР разработала программный модуль «Контур-Экстерн-Лайт» («КЭ-Лайт»), который устанавливается на компьютер пользователя и работает в упомянутом режиме. Соединение с интернетом происходит только в момент отправки оформленного и зашифрованного отчёта, а сами данные отчёта при этом не сохраняются на сервере системы «Контур-Экстерн», а проходят транзитом. Поэтому процесс отправки отчётности в ПФР отличается от аналогичной процедуры с отчётностью в налоговые органы.

Порядок подключения пользователей «Контур-Экстерн» к системе электронного документооборота ПФР также имеет свои особенности, отличающиеся от условий взаимодействия с ФНС и другими контролирующими органами. Прежде чем отправлять электронную отчётность в Пенсионный фонд, предприятию необходимо подписать с органами ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи и заполнить Заявление о присоединении к электронному документообороту. Шаблоны данных документов, а также все документы, регламентирующие передачу сведений о застрахованных лицах в Пенсионный фонд через систему «Контур-Экстерн», доступны на сайте «Контур-Экстерн» в разделе Как подключиться ХЮридические документы ХОтчётность в Пенсионный фонд (http://www.kontur-extern.ru/ how_to_connect/documents).

Оба документа являются обязательными. Типичными ошибками абонентов при оформлении соглашений и (или) заявлений являются:

• заверение документов факсимильной, а не «живой» подписью;
• отсутствие или неверное указание регистрационного номера в Пенсионном фонде;
• несоответствие сведений между наименованием организации и печатью;
• тсутствие доверенности на уполномоченное лицо.

Страхователи, допустившие подобные ошибки, не будут подключены к системе электронного документооборота ПФР. Соответственно им придётся представлять сведения на бумажных носителях по месту регистрации.

Экземпляр соглашения, подписанного представителем Управления ПФР, необходимо иметь на руках. Номер подписанного обеими сторонами соглашения будет учитываться при работе страхователя. Электронный документооборот приобретает юридическую силу только с момента заключения соглашения с УПФР, поэтому отчётность, отправленная в УПФР до даты заключения соглашения, не считается представленной. Поэтому мы рекомендуем пользователям системы «Контур-Экстерн» оформлять новую услугу заранее, не дожидаясь наступления нового отчётного периода.

Процесс отправки отчётности

Для отправки отчётности в ПФР следует подготовить индивидуальные сведения, после чего установить на компьютер программный модуль «КЭ-Лайт». Ссылка на дистрибутив «Контур-Экстерн Лайт» размещена в системе «Контур-Экстерн».

Формирование сведений

Необходимо подготовить файлы с индивидуальными сведениями с помощью локальной программы, имеющейся у пользователя, в соответствии с требованиями ПФР (например, «ПФ-Отчёт», разработанный «СКБ Контур»). При этом следует обратить внимание на то, что, согласно требованиям ПФР, с 2008 года файлы должны быть подготовлены в формате 7.00 (xml-формат).

Установка и настройка программы «КЭ-Лайт»

Чтобы установить последнюю на данный момент версию «КЭ-Лайт» (1.5.6), нужно войти в системе «Контур-Экстерн» в меню Сервисы, Отчётность в ПФ, скачать установщик программы «КЭ-Лайт», запустить его и действовать согласно последующим сообщениям. После завершения установки на рабочий стол помещается ярлык «КЭ-Лайт». Затем следует создать новую учётную запись с помощью программы «Конфигуратор» (это вспомогательная программа, предназначенная для управления учётными записями «Контур-Экстерн»).

Создание учётной записи

При создании учётной записи в «КЭ-Лайт» требуется внести данные абонента для авторизации на сервере «Контур-Экстерн» и для взаимодействия с органами ПФР.

Для создания новой учётной записи нужно выполнить следующие действия: запустить «Конфигуратор» с помощью пункта служебного меню Действия ХЗапустить Конфигуратор. В разделе «Учётные записи Контур-Экстерн» выбрать пункт Создание новой учётной записи Контур-Экстерн и нажать на кнопку Далее.

В появившемся окне требуется выполнить настройки учётной записи: указать имя сервера, данные сертификата для работы в системе «Контур-Экстерн», ИНН организации, пароль для входа (рис. 1). После заполнения настроек опять нажать кнопку Далее.

 

В окне редактирования учётной записи нужно открыть вкладку «Список организации», просмотреть данные организации и нажать кнопку Далее (рис. 2).

Символ (P01) напротив наименования организации означает, что для данной организации выполнены все необходимые предварительные действия для передачи сведений в ПФ.

Символ (P02) означает, что для данной организации необходимо заполнить регистрационные данные, подписать и отправить декларацию о согласии с условиями юридической значимости документов.

Отсутствие символов напротив названия организации означает, что сервис «Передача сведений в ПФ» для данной организации недоступен. В этом случае следует обратиться за разъяснениями в сервисный центр, в котором производилось подключение к системе «Контур-Экстерн». Возможно, сервис отчётности в ПФР не предусмотрен в выбранном тарифном плане.

Далее следует выбрать организацию для редактирования регистрационных данных для передачи сведений в ПФ и нажать Изменить (рис. 3).

В появившемся окне необходимо ввести регистрационную информацию (рис. 4) и нажать Далее.

Если данные в ПФР от этой организации будут передаваться с подписью уполномоченного сотрудника (главного бухгалтера), то в поле «Сертификат руководителя» следует указать данные сертификата уполномоченного сотрудника (главного бухгалтера) и поставить флажок Совпадает с сертификатом руководителя. После ввода регистрационной информации о страхователе дождитесь появления текста декларации с сервера и ознакомьтесь с ней. В случае согласия установите флажок Подтверждаю достоверность указанной информации и нажмите Отправить. После этого декларация подписывается ЭЦП отправителя и направляется на сервер оператора связи.

Дальнейшая отправка сведений в ПФР будет осуществляться на основе указанных данных. Представление некорректных данных может повлечь за собой в дальнейшем штрафные санкции со стороны органа ПФР.

После завершения отправки декларации о согласии с условиями юридической значимости документов можно продолжить редактирование регистрационной информации для других организаций по кнопке Далее. Для завершения работы следует нажать Закрыть.

Загрузка сведений в «КЭ-Лайт»

Чтобы добавить сформированные заранее пачки со сведениями СЗВ-4 и АДВ-11, нужно в основном окне программы «КЭ-Лайт» нажать на кнопку Сведения ПФР. Потом на панели задач нажать Добавить или в служебном меню выбрать Отчёт ХДобавить сведения (рис. 5).

В открывшемся окне «Добавление пачек ПФР» нажмите на кнопку Добавить, в стандартном окне загрузки файлов выделите пачки и нажмите Открыть. Далее в окне «Добавление пачек ПФР» нажмите Добавить пачки.

Пакет, сформированный из выбранных пачек со сведениями, помещается в папку «Новые» и доступен для отправки (рис. 6).

Проверка сформированных пачек со сведениями осуществляется с помощью программы Check XML, которая является официальной проверочной программой Пенсионного фонда РФ. Установить её на компьютер пользователя можно по ссылке http://www.checkpsn.narod.ru/ checkpsn.htm. После установки и настройки «КЭ-Лайт» программа CheckXML интегрируется в «КЭ-Лайт» (в настройках «КЭ-Лайт» указывается каталог с CheckXML).

Чтобы проверить сведения с помощью программы CheckXML, нужно выполнить следующие действия.

В основном окне программы «КЭ-Лайт» нажмите на кнопку Сведения ПФР. В окне отчётов выберите комплект сведений для проверки. На панели задач нажмите на кнопку Проверить или в служебном меню выберите Отчёт ХПроверить локально при помощи программы CheckXML. Результаты проверки отображаются в столбце «Проверка CheckXML». В окне списка документов появляется «Протокол проверки CheckXML», в котором даны более подробные результаты проверки. Если в процессе проверки сведений программой CheckXML обнаружены ошибки и выданы предупреждения, рекомендуется выполнить исправления и повторить проверку.

Отправка сведений в УПФР

Для отправки отчётных сведений в ПФР требуется подключиться к интернету.

Чтобы отправить пакет, нужно выполнить следующие действия. В основном окне нажмите на кнопку Сведения ПФР. Выберите пакет со сведениями в «Окне отчётов». На панели задач нажмите Отправить или воспользуйтесь пунктом служебного меню Отчёт ХОтправить.

Получение документов с сервера

Чтобы получить новые документы (квитанцию о доставке отчёта в органы ПФР и протоколы входного контроля) из ПФР, в основном окне нужно нажать на кнопку Сведения ПФР, на панели задач нажать на кнопку Доставить или выбрать в служебном меню пункт Действия ХДоставить. Разумеется, вы при этом должны быть подключены к интернету.

Получение протокола

В соответствии с распоряжением ПФР № 190р в документообороте с ПФР отсутствует подтверждение спецоператора связи.

Факт доставки документов в УПФР подтверждается электронной квитанцией о доставке, которая формируется на стороне УПФР. Регламентированный срок представления квитанции — два рабочих дня с момента отправки отчёта. Документом, подтверждающим факт приёма отчётности органом ПФР, является Протокол контроля сведений о застрахованных лицах, содержащий сообщение об отсутствии ошибок в переданных сведениях. Регламентированный срок представления протокола — четыре рабочих дня с момента отправки отчёта.

Абонентам «Контур-Экстерн», имеющим тарифный план с расширенным набором услуг, сервис отчётности в Пенсионный фонд предоставляется бесплатно. Абонентам же с базовым комплектом услуг сервис подключается за дополнительную плату. Чтобы изменить тариф или дополнительно приобрести услугу по представлению отчётности в Пенсионный фонд РФ, бухгалтеру нужно обратиться в ближайший обслуживающий сервисный центр компании «СКБ Контур».

Журнал "Бухгалтер и компьютер"
№ 10, октябрь 2008 г.